בחירה נכונה של מכונת צילום
מכונת הצילום הפכה לאחד מהכלים המרכזיים במשרד שמבצעת ממגוון גדול של פעולות : צילום מסמכים, הדפסה, סריקה, ושליחת פקסים תוך חיבור למחשב או לרשת המשרדית.
בחירה נכונה של מכונת צילום, והתאמתה לאופי העבודה יכולה לשפר את איכות החיים ולחסוך בעלויות, מכאן שבחירת מכונת צילום היא יותר עניין של התאמה לצרכים מאשר בחירת המוצר הטוב יותר.
ריכזנו בידיעון זה כמה נקודות עיקריות שעליהם יש לשים לב בעת בחירת המוצר. סדר הנושאים אינו מחייב וגם הוא צריך להשתנות בהתאם להעדפות הלקוח.
עלויות רכישת מכונת צילום מול עלויות שוטפות
כלל "אצבע" פשוט קובע כי: ככל שעלות הרכישה זולה יותר, עלות התחזוקה השוטפת יקרה יותר. ולכן אנו נתחיל את התהליך בשאלה בסיסית של: "מה עומס העבודה שהמוצר אמור לעמוד בו ?".
נתון זה מהותי לבחירה על מנת למנוע מצבים בהם נרכש מכשיר זול שאינו עומד בעומס העבודה ועלות תפעולו יקרה, לעומת מצב הפוך בו ההשקעה ברכישה הינה גדולה ללא צורך ממשי
עלות כוללת של המוצר = מחיר המכשיר + עלות תחזוקה שוטפת (מחיר פעימה משוקלל).
לתשומת ליבכם: ניסיוננו המקצועי מראה מרבית היצרנים, מפרסמים נתון לעומס עבודה חודשי שאינו קרוב למציאות. במקרים מסוימים ניתן בהחלט להמליץ על 10% עד 25% מהנתון המומלץ ע"י היצרן. מומלץ מאוד להתייעץ עם מחלקת שרות מקצועית האמינה עליכם, שם תמצאו נתונים קרובים יותר למציאות.
גודל הנייר
בחירת גודל הנייר (A4 / A3) לשאלה "האים נידרש טיפול בניירA3 או ניתן להסתפק בגדליי נייר של עדA4 יש חשיבות מרובה. המוצרים המסוגלים לטפל בנייר גדולA3 , יקרים הרבה יותר מהקטנים יותר, בעיקר בטווח העומסים הנמוך.
תכונות, 4 באחד !
בחירת התכונות הנדרשות. מומלץ לשקול אילו מהתכונות מבקש המשרד לשלב במכונת צילום .
(צילום, הדפסה, סריקה ופקס). יש לכלול בשיקול את המיקום המיועד, כמות המשתמשים, חיבורי רשת , טלפון ,חשמל וכו' ובהתאם לכך להציב את הדרישות למפרט הטכני של המוצר .מוצרים משולבים קטנים מציעים את רוב התכונות מובנות מראש. ככל שהמכשיר גדל, פחות תכונות זמינות מובנות, וכל תכונה נוספת תגרור עלות נוספת
צבע או שחור/לבן?
אין ספק כי מגמת הצבע צוברת תאוצה בשנים האחרונות. מוצרי השחור/לבן עדיין מהווים אפשרות אטרקטיבית בשל מחירם הנמוך, מהירותם וקלות השימוש, אך פער המחירים והביצועים בין מכשירי הצבע לשחור/לבן צומצם משמעותית בשנים האחרונות.. בשיקול זה אפשר לפרוס את הנתונים בפני הלקוח אולם קשה מאוד לעזור בהחלטה. הערך המוסף בצבע הינו על פי תחושת ורצון הלקוח ונטול שיקול מקצועי.
תכונות נוספות
לאחר השיקולים הנ"ל ניתן לגשת לבחינת תכונות נוספות השונות ממוצר למוצר .
מהירות המכונה
תכולת הנייר ומספר מגירות הנייר
צילום / הדפסה דו-צדדים
סריקה והדפסה ברשת ועוד תכונות נוספות
חדש מול משומש
בשנים האחרונות צמח שוק המשומשות במכונות הגדולות. היבואנים ונותני השרות מקפידים בדרך כלל להביא את המוצרים והדגמים שהוכיחו את עצמם בעבר כאמינים. במידה והמוצר טופל כהלכה ונותן השרות הינו מקצועי אין מניעה לרכוש או לשכור מוצר משומש. יתרונות עסקה שכזו יבואו לביטוי הן במחיר והן ברמת המוצר. במקרים רבים, ניתן ליהנות ממוצר משומש בעל מפרט טכני גבוה, אמין ומיועד לעומס עבודה גבוה, במחיר נמוך יותר ממוצר חדש בעל מפרט טכני נמוך בהרבה. במידה ומבוצעת התאמה טובה ובספק/נותן השרות אמין עליכם, יכולה עסקה שכזו להיות אטרקטיבית ומועילה מאוד לתפקוד משרדכם.
הערה לרוכשי המוצרים הקטנים: טונרים חליפיים מאוד נפוצים בשוק. לא כולם איכותיים מספיק. ניסיוננו מצביע על מיקרים רבים בהם טונר לא איכותי גרם לתקלות ו/או לא ביצע את כמות ההדפסות שהינו אמור לבצע. במקרים אילו נגרם נזק כספי ותפעולי. קיימים טונרים תואמים טובים בשוק. הקפידו לרכוש מספק אמין ומקצועי ולא בהכרח מהזול שבהם.
חוזה שרות !
מסתבר שזהו הנושא החשוב ביותר בבחירת מכונת צילום.
ברוב המקרים לנותן השרות יש השפעה רבה על שביעות רצונכם מהמוצר ומתפקודו . מוצרים אילו נחשבים לעתירי שרות וקרובים יותר בהשוואתם לרכב הדורש תחזוקה ותיקונים באופן שוטף ולא למוצר חשמלי שאינו אמור להתקלקל בשנים הראשונות . המוצר שרכשתם ידרוש שרות , תחזוקה וחומרים מתכלים, בוודאות . לכן הקפידו על בחירת ספק שרות ועל חוזה שרות מתאים. במידה ורכשתם מוצר משולב הדורש חיבור לרשת המחשבים הקפידו על הבהרות בנושא עלויות העבודה בחיבור והגדרה לרשת המחשבים . עבודה זו אינה כלולה ברכישת המוצר ומוטב להסדיר זאת מראש עם המשווק או עם מנהל הרשת שלכם.
בהצלחה !
במידה ומאמר זה עזר לכם או בכל מיקרה בהם יש לכם הערות ושאלות
נשמח לעמוד לרשותכם בכל עת .
בברכה, צוות השרות
אופיקס מ.ש.ל. בע"מ – מרכז שירותי מחשוב לעסקים !