אופיקס

הטכנולוגיה בשרות עורכי דין


טכנולוגיה בשירות עורכי הדין .

ענף עורכי הדין עובר שינויים מהותיים בשנים האחרונות ובקצב מהיר מאוד . כניסה כמותית משמעותית מאוד בכל שנה של עורכי דין (מעל 1,200 עורכי-דין בשנה האחרונה) , צעירים ברובם , המעודכנים טכנולוגית לצד שינויים ועידכונים טכנולוגיים שמבצעות הרשויות על מנת לאפשר עבודה ממוחשבת מכוונת , משנים את פני הענף באופן מהותי . שימוש ושילוב טכנולוגיה במשרדי עורכי דין ישפר את השרות ויגרום לעליה ברווחיות .

7 עצות שיחסכו לכם זמן , כסף ויציבו אתכם בעמדת זינוק תחרותית ויעילה יותר .

1.   חיבור ומעבר לעבודה דיגיטלית מול כל הרשויות המאפשרות . עבודה מכוונת תחסוך לכם הרבה מאוד זמן וכסף . טיפול בקבצים נוח ופשוט הרבה יותר מאשר טיפול בניירת , ועבודה מול המחשב יכולה להתבצע בכל שעה ומכל מקום ללא תור ,חניה ,פקקים וכדומה . מעבר ליעילות ולחיסכון הכספי השרות ללקוח יהיה מהיר יויעיל יותר . נט המשפט , מערכת מכוונת של בתי המשפט מאפשרת ניהול אלקטרוני של תיקים ותהליכים הקשורים לעבודה מול בתי המשפט , כולל "דואר אלקטרוני רשום" שהופך לנפוץ יותר ותדירות השימוש בו גדלה בכל יום .

 

2 .   מערכת ההוצאה לפועל הייתה מהראשונות המאפשרות חיבור מלא ללשכת ההוצאה לפועל. עיון בהחלטות ופרוטוקולים, והחשוב מכל - הטלת עיקולים בגופים כספיים  , בנקים, חברות ביטוח, בתי השקעות והכל מהמשרד או מכל מחשב מרוחק . החיסכון מתורגם לאלפי שעות טלפוניות , שליחויוות  ולעיתים שעות עבודה ונסיעה רבות של עורך-דין.   כיום לא ניתן להתחבר למערכת ההוצל"פ ללא תכנה לניהול משרד אולם רשות האכיפה והגבייה עומלת בימים אילו על פיתוח מערכת חדשה .

 

3 .  תוכנת ניהול משרד כוללת תהפוך את העבודה שלכם למובנת , מסודרת וקלה הרבה יותר . קיימות כמה חלופות נפוצות בשוק כמו : קומיט , עודכנית , עדי , משפטית . תוכנות אילו יאפשרו לכם ניהול תיקי לקוחות ,ניהול כספים , חייבים וגביה , חיפוש ואיתור מידע , תיקים ומסמכים בצורה קלה ונוחה , הגדרות טפסים , עריכת דוחות ומשימות נוספות. למשרדים קטנים עד בינוניים ולאילו שבצמיחה תוכנת ניהול כוללת כזו הינה הכרחית .

 

4 .  סורק רשת . תיק הלקוח חייב להפוך להיות דיגיטלי . כל התוכנות ותהליכי העבודה החדשניים משתמשים ומאפשרים לעבוד עם מסמכים סרוקים . המכשיר שפעם היה מכונת צילום / מדפסת הפך להיות חשוב פחות ומשימתו העיקרית היום תהיה לסרוק . הקפידו מאוד במוצר זה  על אפשרויות הסריקה. קיימים היום מכשירים שיאפשרו סריקה לרשת , לתחנות ואפילו ישירות לתיבת מייל לבחירתכם.

 

5 .  מנוי מקצועי לאינפורמציה ועדכונים משפטיים . נבו , תקדין , פסק דין , דאטה חוק ומשפט , ומאגרים כדוגמתם מאפשרים נגישות למידע מקצועי וקבלת עדכונים מקצועיים שוטפים בנושאים הרלוונטיים לבחירתכם .

 

6 .   מיקרוסופט 365 . חבילה עסקית שרצוי וכדאי לשקול לאילו הצריכים את הנגישות והזמינות לדואר אלקטרוני , יומן פגישות  ואנשי קשר מכל מקום  .חבילה מותאמת מאפשרת ניהול יומן ע"י המזכירה , קבלת עדכוני פגישות , ניהול דואר , שיתוף וניהול ספרי טלפון משרדיים ונגישות לאינפורמציה זו מכל מכשיר כמעט , בכל זמן  ובכול מקום  בו יש נגישות לרשת האינטרנט .

 

7 .  שרת משרדי . את כל המבנה הזה לא תוכלו להקים במידה ואין תשתית לתמיכה בו . כלים ומוצרים חדשים שפיתחה מיקרוסופט המכוונים למגזר העסקי הקטן / בינוני , הפכו את השרת לזול וסביר מאוד ברמת המחיר . שרת כזה יהוו בסיס לצמיחה , יאפשר ניהול הרשאות , יעזור לסדר את כל האינפורמציה ויהפוך את כל העבודה לחלקה ויציבה יותר .

 

לא נדרשת השקעה כספית מידית ומרוכזת . רוב התוכנות וציוד החומרה המוזכרים ניתנים לשימוש על בסיס חודשי או לפריסת תשלומי שכירות / ליסינג .

בשורה התחתונה , בחירת תמהיל המתאים לכם יהיה כלכלי וחסכוני ויציב את המשרד בעמדה טובה יותר המאפשרת תפקוד שוטף ,צמיחה עתידית ויאפשר נגישות וזמינות למידע כמעט מכל מקום ובכל זמן .

 

בהצלחה !

 

כותב המאמר " ברוך פיטוסי" מנכ"ל חברת אופיקס מרכז שרות לעסקים המשווקת ומספקת שרותי תיקונים ותחזוקה למחשוב , תקשורת ומיכון משרדי . נשמח לפנייתכם בטל : 1-700-501-105 .